Bevor wir Finance-Prozesse bei anderen automatisieren, haben wir es bei uns selbst getan. Die Buchhaltung von Pentalink ist heute fast vollständig automatisiert. Das ist unser Praxistest: Was wir Kunden empfehlen, nutzen wir jeden Tag.
Das Fundament: ein Katalog von Buchungsfällen
Am Anfang steht keine Technik, sondern eine Frage: Welche Geschäftsvorfälle kommen regelmäßig vor und wie werden sie gebucht? Die Antwort steckt in Buchungsfallvorlagen. Sie legen fest, welche Konten, Steuerschlüssel und Gegenkonten zu welchem Vorfall gehören. Ein Beleg wird nicht interpretiert, sondern einem Fall zugeordnet. In einem kleinen Unternehmen deckt eine überschaubare Zahl solcher Fälle den Großteil aller Buchungen ab.
Kommt Ihnen das bekannt vor?
Wenn in Ihrer Buchhaltung jeden Monat dieselben Vorgänge von Hand erfasst werden, zeigen wir Ihnen im Erstgespräch, welcher Anteil sich über Buchungsfälle automatisieren lässt.
Was bei uns automatisch läuft
Belege werden erkannt und gebucht. Gehaltsläufe werden automatisch eingebucht. Das Verrechnungskonto wird glattgestellt, die Reisekosten kommen dabei direkt aus unserem eigenen Reisetool, beschrieben im Beitrag zu Zeiterfassung und Reisekosten. Der Zugang zum ERP läuft über einen eigenen MCP-Server, auf dem ein Buchhaltungs-Skill arbeitet. So greift die Automatisierung auf dieselben Daten und Regeln zu, die auch ein Buchhalter nutzen würde.
Wichtig ist, was nicht automatisch passiert. Passt ein Beleg zu keinem Fall, wird er nicht geraten, sondern als offene Frage markiert. Jede automatische Buchung trägt ihre Begründung und bleibt damit nachvollziehbar. Die Automatisierung entscheidet nur dort, wo die Regel eindeutig ist.
Ergänzung zum Steuerberater
Die Automatisierung ersetzt den Steuerberater nicht, sie macht seine Arbeit wertvoller. Er erhält vollständige, sauber kontierte Einzelbuchungen und kann seine Zeit für Beratung statt für Erfassung einsetzen. Wie die Übergabe an DATEV funktioniert, zeigt unser Beitrag Vom Beleg zur DATEV-Buchung.
Drei Dinge, die Sie mitnehmen können
- Fälle vor Technik. Wer seine wiederkehrenden Buchungsfälle kennt und beschreibt, hat den größten Teil der Automatisierung bereits gelöst.
- Automatisierung ist eine Kette. Erst der Beleg, dann die Buchung, dann die Glattstellung der Konten. Jedes Glied, das automatisch läuft, entlastet das nächste.
- Der eigene Betrieb ist der beste Beweis. Wir zeigen Ihnen nicht, was möglich wäre, sondern was bei uns täglich läuft. Für Ihr Unternehmen ist das Teil unseres Finance Office.