Klassische ERP-Systeme arbeiten belegorientiert. Ein Beleg besteht aus mehreren Teilen: einem Kopf, mehreren Positionen, Steuerzeilen und Kostenstellenzuordnungen. DATEV und vergleichbare Programme arbeiten dagegen mit Buchungssätzen in der Soll/Haben-Logik: Konto, Gegenkonto, Betrag, Steuerschlüssel. Zwischen beiden Welten liegt eine Übersetzung, die jemand leisten muss.
Zwei übliche Wege, und warum beide wenig befriedigen
Der erste Weg ist die Übergabe von Salden. Die Kanzlei sieht Summen, aber nicht, woraus sie bestehen. Prüfung, Rückfragen und Nachvollziehbarkeit leiden, denn gesucht wird dann doch in den Einzelbelegen. Jede Rückfrage landet wieder im Unternehmen.
Der zweite Weg ist der Konnektor des ERP-Herstellers. Er liefert die Einzelbuchungen, kostet aber Lizenz und Einrichtung und ist für kleinere Unternehmen schwer zu rechtfertigen. Oft bindet er zusätzlich an einen bestimmten Release-Stand.
Kommt Ihnen das bekannt vor?
Wenn Ihr Steuerberater nur Salden erhält oder Sie für den Export einen teuren Konnektor einsetzen, zeigen wir Ihnen im Erstgespräch, wie sich beides vermeiden lässt.
Der dritte Weg: die Logik selbst umrechnen
Wir haben den Prozess so gebaut, dass er die Belegteile in die Soll/Haben-Logik überführt. Ein Beleg mit mehreren Erlöskonten oder Steuersätzen wird zu den passenden Buchungssätzen, mit allen Zeilen. Das Ergebnis liefern wir als Buchungsstapel im DATEV-Format, den DATEV und ähnliche Programme direkt einlesen. Die Kanzlei erhält jede Einzelbuchung, ohne dass ein zusätzlicher Konnektor nötig ist.
Technisch ist das eine Abbildungsregel, keine Blackbox. Jede Belegposition wird einem Sachkonto zugeordnet, die Gegenseite ergibt sich aus dem Personen- oder Bankkonto des Belegkopfs, Steuern werden über den passenden Steuerschlüssel abgebildet und Kostenstellen wandern als Zusatzinformation mit. Vor dem Export prüft eine Abstimmung, ob die erzeugten Buchungssätze in Summe dem Beleg entsprechen. Erst wenn das aufgeht, entsteht der Stapel.
Viele Steuerberater wünschen sich genau das: vollständige, prüfbare Daten statt Summen.
Drei Dinge, die Sie mitnehmen können
- Einzelbuchungen sind die Voraussetzung für Prüfbarkeit. Wer nur Salden liefert, verschiebt die Arbeit in die Kanzlei.
- Die Umrechnung ist Logik, kein Produkt. Wer die Struktur seiner Belege versteht, braucht dafür keine teure Lizenz.
- Ein sauberer Export entlastet alle Seiten. Unternehmen sparen Aufwand, die Kanzlei erhält Daten, mit denen sie sofort arbeiten kann. Wie Buchhaltung, Daten und Steuerung zusammenspielen, zeigt unser Finance Office.