Es gibt in fast jedem Controlling eine Arbeitsmappe, die niemand anderes versteht. Verknüpfte Tabellenblätter, Makros, Sonderfälle, die nirgends aufgeschrieben sind. Eine Person pflegt sie seit Jahren und hält das Monatsreporting am Laufen. Das funktioniert, solange diese Person da ist.
Warum das ein Risiko ist
Das Risiko bleibt unsichtbar, bis es eintritt: durch Kündigung, Krankheit oder Ruhestand. Dann fehlen nicht nur Arbeitskraft, sondern auch das Verständnis, warum eine Zahl so berechnet wird. Der Kontrollverlust trifft ausgerechnet den Zeitpunkt, an dem Berichte für Bank, Beirat oder Gesellschafter fällig sind. Ein Führungswechsel oder eine Akquisition verschärft die Lage zusätzlich.
In der Softwareentwicklung gibt es dafür einen nüchternen Begriff: den Bus-Faktor. Er beschreibt, wie viele Personen ausfallen müssen, bis ein Vorhaben stillsteht. Im Controlling liegt er erstaunlich oft bei eins.
Kommt Ihnen das bekannt vor?
Wenn bei Ihnen eine Person die zentrale Auswertung allein versteht, zeigen wir Ihnen im Erstgespräch, wie sich das Wissen sichern lässt, ohne dass jemand die Arbeit liegen lässt.
Wissen aus den Köpfen in die Plattform
Der Weg führt in zwei Schritten. Erst wird die Logik der Mappe sichtbar gemacht und als nachvollziehbare Regeln beschrieben, etwa in SQL. Dabei zeigt sich oft, welche Sonderfälle wirklich gebraucht werden und welche nur historisch gewachsen sind. Dann bekommt die Logik eine Heimat, an der sie dokumentiert und für alle abfragbar ist. Wie so ein semantischer Layer aussieht, zeigt unser Beitrag zum Semantic Layer.
Die Arbeitsmappe muss dafür nicht verschwinden. Wie ein bewährtes Excel-Modell weiterlaufen kann und trotzdem mit der Buchhaltung abgestimmt wird, beschreibt unser Beitrag Zwei Welten, ein Hauptbuch. Wir beginnen dabei mit dem einen Monatsreporting, das die meiste Zeit bindet, und liefern schnell ein erstes funktionierendes Ergebnis.
Drei Dinge, die Sie mitnehmen können
- Schlüsselwissen ist ein Risiko, das man messen kann. Fragen Sie, welche Auswertung ausfällt, wenn eine bestimmte Person fehlt.
- Dokumentierte Logik ist das Ziel. Wenn die Regeln aufgeschrieben und ausführbar sind, übersteht das Reporting jeden Personalwechsel.
- Mit einem Bericht anfangen. Ein erstes Ergebnis zeigt, dass der Weg funktioniert, und entlastet die Person, die bisher alles trägt.