Das Controlling arbeitete in Microsoft Dynamics. Das System erfüllt seinen Zweck, doch einige Aufgaben, die Controller jeden Monat erledigen, sind dort nicht vorgesehen oder nur mit erheblichem Anpassungsaufwand möglich: Buchungen und Adjustments erfassen, Korrekturen nachvollziehbar nachziehen und Exporte in der Form erzeugen, die Folgeprozesse verlangen.
Wo das ERP endet, beginnt die Excel-Schattenwelt
Fehlt eine Funktion, entsteht ein Umweg. Meist ist das eine Excel-Datei am Rand des Systems, die per E-Mail wandert. Dort liegt Geschäftslogik, die niemand prüft, und es entstehen Datenstände, die niemand zentral sieht. Anpassungen im ERP-Kern sind der andere Weg, aber aufwendig und müssen jeden Release mittragen. Beides kostet Zeit und Kontrolle.
Kommt Ihnen das bekannt vor?
Wenn Ihre Controller regelmäßig Daten aus dem ERP exportieren, in Excel anpassen und zurückspielen, zeigen wir Ihnen im Erstgespräch, wie eine kleine App diese Lücke schließt.
Die App läuft dort, wo die Daten sicher sind
Wir bauten die Anwendung nicht neben dem Datenbestand, sondern in der Snowflake-Umgebung, in der die Daten bereits liegen. Dort sind Berechtigungen zentral geregelt: Row Level Security stellt sicher, dass jede Rolle nur die Daten sieht und bearbeitet, die für sie freigegeben sind. Die Sicherheit entsteht in der Plattform und muss nicht in jeder App neu gebaut werden. Daten werden nicht in Nebensysteme kopiert.
Das ERP bleibt das führende System für die Buchhaltung. Die App ergänzt es um eine eigene, klar abgegrenzte Schicht für Controlling-Anpassungen. Jede Erfassung wird mit Nutzer und Zeitpunkt gespeichert, sodass sich jederzeit nachvollziehen lässt, welche Zahl aus dem ERP stammt und welche durch ein Adjustment entstanden ist. Wie eine solche Plattform neben Dynamics entsteht, zeigt unser Beitrag Zwei Welten, ein Hauptbuch.
Der Prozess gibt die App vor
Die App bildet den Controlling-Ablauf ab, keine Funktionsliste: Buchungen und Adjustments erfassen, Ergebnis prüfen, Exporte erzeugen. Alle Beteiligten arbeiten auf demselben Datenstand, statt Dateien zu verschicken. Weil Plattform und Absicherung bereits stehen, entsteht eine solche Anwendung als schneller Wurf und nicht als Großprojekt.
Drei Dinge, die Sie mitnehmen können
- Eine Lücke im ERP ist kein Grund für Excel. Was das System nicht kann, lässt sich in einer kleinen, abgesicherten App ergänzen. Mehr dazu unter Software & Apps.
- Sicherheit kommt aus der Plattform. Row Level Security einmal sauber aufgesetzt, gilt für jede App, die darauf läuft. Das Fundament steht schon in unserem Beitrag zum Semantic Layer.
- Klein anfangen. Die Funktion, die jeden Monat die meiste Zeit kostet, ist der richtige erste Schritt und liefert den schnellsten Nutzen.