Es begann bescheiden: Das Projektmanagement lebte in einem Flickenteppich aus Excel-Dateien, der Kunde wollte einen sauberen Überblick. Wir prüften das vorhandene CRM und rieten ab, es dafür zu zweckentfremden; Notion war die bessere Heimat für Wissens- und Projektarbeit.
Dann driftete der Scope: Erst sollten Projekte intern sichtbar sein, dann Vertriebspartner den Status sehen, dann auch deren Kunden. Notion ist exzellent, aber seine Berechtigungen sind bewusst grob — man kann eine Seite teilen, nicht aber eine einzelne Spalte davon, und den Rest nicht verlässlich verbergen. Die Anforderung war dem Tool entwachsen.
Die Anforderung war dem Tool entwachsen
Statt das Geschäft einem Produkt anzupassen, entwarfen wir eine saubere Systemlandschaft. Wir definierten führende Systeme — welches System darf was, und wo — und integrierten Notion, das CRM und Google Workspace über ihre gut gepflegten APIs.
Erkennen Sie das?
Wenn Standard-Tools bei Ihnen an ähnliche Grenzen stoßen, schauen wir im kostenlosen Erstgespräch gemeinsam, wie eine passende Systemlandschaft für Sie aussehen könnte.
Ein Portal, das fast nichts selbst weiß
Darauf bauten wir eine schlanke Web-App als Kundenportal mit eigener Datenbank, die sich per Webhooks bidirektional mit den dahinterliegenden Systemen synchronisiert und Kundenordner automatisch anlegt. Das Portal trug fast keine eigene Logik; es orchestrierte, was die angebundenen Systeme ohnehin wussten.
Die Software passt sich dem Prozess an, nicht umgekehrt.
Genau deshalb war es schnell gebaut und leicht zu warten.
80 % günstiger, 100 % passgenau
Das Ergebnis ist eine integrierte Landschaft, in der jedes Projekt überall gleich heißt und jeder Nutzer bis auf die Spalte genau berechtigt ist — jeder sieht nur, was er soll. Ein Kundenportal, das vor wenigen Jahren einen mittleren fünfstelligen Betrag gekostet hätte, entstand in wenigen Wochen, in Teilzeit — rund 80 % günstiger als klassische Individualentwicklung, ohne Lizenzkosten; das Hosting kostete im ersten Monat 5,11 €.
Wichtiger als der Preis ist das Prinzip: Der Wettbewerbsvorteil dieses Unternehmens liegt in seinem exzellenten Prozess — und genau den erhält die Software, statt ihn einer Standardlösung zu opfern.
Drei Dinge, die Sie mitnehmen können
- Nicht das Geschäft dem Tool anpassen. Wenn eine Anforderung ein Standard-Tool an seine Grenzen bringt, ist die Antwort meist nicht der Umzug auf ein anderes Tool, sondern eine saubere Systemlandschaft.
- Orchestrieren statt duplizieren. Ein Portal ohne eigene Geschäftslogik ist schnell gebaut und bleibt leicht wartbar, weil es nur ausliefert, was die angebundenen Systeme bereits wissen.
- Granularität ist kein Luxus. Berechtigungen bis auf Spaltenebene eröffnen Geschäftsmodelle — hier den Einblick für Vertriebspartner und deren Kunden — die mit Standard-Berechtigungen nie möglich gewesen wären.