Es begann bescheiden: Das Projektmanagement lebte in einem Flickenteppich aus Excel-Dateien, der Kunde wollte einen sauberen Überblick. Wir prüften das vorhandene CRM und rieten ab, es dafür zu zweckentfremden; Notion war die bessere Heimat für Wissens- und Projektarbeit.
Dann driftete der Scope: Erst sollten Projekte intern sichtbar sein, dann Vertriebspartner den Status sehen, dann auch deren Kunden. Notion ist exzellent, aber seine Berechtigungen sind bewusst grob — man kann eine Seite teilen, nicht aber eine einzelne Spalte davon, und den Rest nicht verlässlich verbergen. Die Anforderung war dem Tool entwachsen.
Die Anforderung war dem Tool entwachsen
Statt das Geschäft einem Produkt anzupassen, entwarfen wir eine saubere Systemlandschaft. Wir definierten führende Systeme — welches System darf was, und wo — und integrierten Notion, das CRM und Google Workspace über ihre gut gepflegten APIs.
Ein Portal, das fast nichts selbst weiß
Darauf bauten wir eine schlanke Web-App als Kundenportal mit eigener Datenbank, die sich per Webhooks bidirektional mit den dahinterliegenden Systemen synchronisiert und Kundenordner automatisch anlegt. Das Portal trug fast keine eigene Logik; es orchestrierte, was die angebundenen Systeme ohnehin wussten.
Die Software passt sich dem Prozess an, nicht umgekehrt.
Genau deshalb war es schnell gebaut und leicht zu warten.
80 % günstiger, 100 % passgenau
Das Ergebnis ist eine integrierte Landschaft, in der jedes Projekt überall gleich heißt und jeder Nutzer bis auf die Spalte genau berechtigt ist — jeder sieht nur, was er soll. Ein Kundenportal, das vor wenigen Jahren einen mittleren fünfstelligen Betrag gekostet hätte, entstand in wenigen Wochen, in Teilzeit — rund 80 % günstiger als klassische Individualentwicklung, ohne Lizenzkosten; das Hosting kostete im ersten Monat 5,11 €.
Wichtiger als der Preis ist das Prinzip: Der Wettbewerbsvorteil dieses Unternehmens liegt in seinem exzellenten Prozess — und genau den erhält die Software, statt ihn einer Standardlösung zu opfern.
Drei Dinge, die Sie mitnehmen können
- Nicht das Geschäft dem Tool anpassen. Wenn eine Anforderung ein Standard-Tool an seine Grenzen bringt, ist die Antwort meist nicht der Umzug auf ein anderes Tool, sondern eine saubere Systemlandschaft.
- Orchestrieren statt duplizieren. Ein Portal ohne eigene Geschäftslogik ist schnell gebaut und bleibt leicht wartbar, weil es nur ausliefert, was die angebundenen Systeme bereits wissen.
- Granularität ist kein Luxus. Berechtigungen bis auf Spaltenebene eröffnen Geschäftsmodelle — hier den Einblick für Vertriebspartner und deren Kunden — die mit Standard-Berechtigungen nie möglich gewesen wären.
It began modestly: project management lived in a patchwork of Excel files, and the client wanted a clean overview. We evaluated their existing CRM and advised against repurposing it; Notion was the better home for knowledge and project work.
Then the scope drifted: first projects should be visible internally, then sales partners should see status, then their customers too. Notion is excellent, but its permissions are deliberately coarse — you can share a page, not a single column of it, and not reliably hide the rest. The requirement had outgrown the tool.
The requirement had outgrown the tool
Rather than bend the business to a product, we designed a clean system landscape. We defined leading systems — which system may change what, and where — and integrated Notion, the CRM and Google Workspace through their well-maintained APIs.
A portal that carries almost no logic of its own
On top we built a lean web app as a customer portal with its own database, synchronising bidirectionally with the systems behind it via webhooks and creating customer folders automatically. The portal carried almost no logic of its own; it orchestrated what the connected systems already knew.
The software adapts to the process, not the other way round.
That is precisely why it was fast to build and easy to maintain.
80% cheaper, 100% tailored
The result is an integrated landscape where every project is named the same everywhere and every user is permissioned down to the column — each sees only what they should. A customer portal that a few years ago would have cost a mid five-figure sum was delivered in a few weeks, part-time, roughly 80% cheaper than classic custom development — with no licence fees; hosting in the first month cost €5.11.
More important than the price is the principle: this company's competitive advantage lies in its excellent process — and that is exactly what the software preserves, instead of sacrificing it to a standard package.
Three things you can take away
- Don't bend the business to the tool. When a requirement pushes a standard tool past its limits, the answer usually isn't switching tools — it's a clean system landscape.
- Orchestrate instead of duplicating. A portal with no business logic of its own is fast to build and stays easy to maintain, because it only surfaces what the connected systems already know.
- Granularity isn't a luxury. Permissions down to the column level open up business models — here, insight for sales partners and their customers — that standard permissions could never support.