Erinnern
Nur die, bei denen etwas fehlt.
Zum Zeitpunkt, den Sie festlegen, schreibt die KI jeden an, bei dem Zeiten oder Belege fehlen – persönlich und konkret. Niemand muss nachfassen.
Pentalink TimeTravel – von Beratern für Berater
Gebaut von Beratern, die selbst freitagabends Zeiten und Reisen nachgetragen haben. Für Beratungen, Personalvermittler und Arbeitszeitvermittler, deren Leute beim Kunden arbeiten: Stunden und Reisekosten in einem Tool, kein Klick zu viel. TimeTravel erinnert, prüft jeden Eintrag und macht die Freigabe zu einem Klick – so rechnen Sie pünktlich ab.
Ab 24 € im Monat für bis zu 5 Personen · Single Sign-on und DATEV in jedem Paket · keine Einrichtungsgebühr
Reise Hamburg2 Tage · eigener Wagen
Abrechnung Oktober14 von 15 vollständig
1 Erinnerung verschickt · 3 Kunden bereit zur FreigabeHeute und danach
Am Monatsende fehlen Zettel, Belege sind unvollständig, Stunden stehen auf dem falschen Projekt. Die Geschäftsführung fasst nach, das Office korrigiert, die Berater tragen abends nach – und die Rechnung geht Tage später raus. Drei typische Situationen und wie sie mit TimeTravel aussehen.
Bisher: warten, nachfassen, nachtragen
Office wartet auf die letzten Stundenzettel
E-MailKommen zu spät
Geschäftsführung fasst bei den Beratern nach
Telefon und TeamsJeden Monat dieselbe Runde
Office korrigiert Projekte und Überschneidungen
ExcelFalsch oder unvollständig
Office baut Nachweise und schreibt die Rechnungen
Word und RechnungssoftwareRechnung geht Tage später raus
4 Handgriffe · 2 Bereiche · 4 Werkzeuge · 4 Stolperstellen
Mit TimeTravel
läuft nebenbei
Geschäftsführung gibt den Monat je Kunde frei
Die Rechnung kann raus, sobald der Monat endet.
1 Handgriff · läuft von allein
Typische Abläufe kleiner Beratungen, wie wir sie selbst erlebt haben.
Testzugang anfragen →01Zeit und Reise
Wer beim Kunden arbeitet, hat immer beides: Stunden und Reisen. Die meisten Tools können nur eins davon – Zeiterfassung hier, Spesen-App dort, dazwischen Excel. TimeTravel ist von Anfang an für beides gebaut. Der Name ist Programm: Time und Travel.
Bisher: zwei Systeme
Mit TimeTravel: ein Tool
Projektzeiten je Kunde, Workshops vor Ort, Reisen zum Mandanten – und Nachweise, die der Kunde ohne Rückfrage akzeptiert.
Mandate, Gespräche beim Kunden und mit Kandidaten, viele Reisen – alles einem Mandat zugeordnet und sauber weiterberechnet.
Ihre Fachkräfte arbeiten beim Kunden, oft weit weg. Stunden und Spesen kommen pünktlich und geprüft – die Abrechnung an den Kunden wartet nicht mehr auf Zettel.
02Was sich ändert
Für Sie zählt zweierlei: dass die Abrechnung nicht mehr auf Ihr Team warten muss – und dass Ihr Team nach dem Kunden Feierabend hat.
HeuteRechnungen gehen raus, wenn der letzte Zettel da ist – oft Tage nach Monatsende.
DanachErinnerung vor Monatsende, Freigabe per Klick, die Rechnung kann sofort raus.
HeuteWas am Freitag nachgetragen wird, ist zur Hälfte vergessen – und wird nie berechnet.
DanachDer Timer läuft mit, Lücken meldet TimeTravel von selbst.
HeuteFalsche Projekte, Überschneidungen und fehlende Belege fallen erst beim Kunden oder Steuerberater auf.
DanachPrüfregeln beim Erfassen, nach der Freigabe gesperrt, DATEV-Stapel mit Belegen.
HeuteReisekosten und Stundenzettel nach Feierabend oder am Wochenende.
DanachErfasst in der Bahn oder per Chat, statt abends nachzutragen.
Gearbeitet ist erst verdient, wenn es abgerechnet ist.
Wie viele Tage nach Monatsende gehen Ihre Rechnungen heute raus? Testen Sie TimeTravel über einen Monatsabschluss – der Testzugang kostet nichts.
Testzugang anfragenFreitag, der 31., 23 Uhr. Kein Klick zu viel.
Die Woche muss noch rein, morgen wird abgerechnet, und eigentlich ist längst Feierabend. Wir kennen diesen Moment aus eigener Erfahrung. Für genau ihn haben wir TimeTravel gebaut.
03Von Beratern für Berater
Wir sind selbst Berater. Wir wissen, wie es ist, nach einer Woche beim Kunden die Stunden und Reisen nachzupflegen, damit die Rechnung pünktlich rausgeht. In diesem Moment zählt jeder Klick. Deshalb ist TimeTravel auf das Nötigste reduziert – und auf den schnellsten Weg dorthin.
„Montag bis Mittwoch je acht Stunden Hansen, Projekt Zielbild.“ Der Assistent bucht – in der App oder in Ihrem eigenen KI-Assistenten.
Der Wochenzettel zeigt alle Tage auf einen Blick. Nachtragen ohne Hin- und Herklicken zwischen Tagen.
Beleg fotografieren, fertig. Betrag, Datum und Steuersatz werden vorgeschlagen, Sie bestätigen nur.
Kilometer und Verpflegungspauschalen ergeben sich aus der Reise. Keine Tabelle mit den Sätzen vom Vorjahr.
Wer Lücken hat, bekommt rechtzeitig einen kurzen Hinweis – damit der 31. kein langer Abend wird.
Der Timer läuft im Zug und ohne Netz weiter. Die App passt auf das Handy und auf den Laptop.
„Ich habe zu viele Monatsenden um elf Uhr abends mit Excel verbracht. TimeTravel ist das Werkzeug, das ich mir damals gewünscht hätte.“
Sascha Lübow-Westendorf, Gründer Pentalink
04Ablauf
Erinnern
Zum Zeitpunkt, den Sie festlegen, schreibt die KI jeden an, bei dem Zeiten oder Belege fehlen – persönlich und konkret. Niemand muss nachfassen.
Prüfen
Überschneidungen, zu lange Tage, Einträge in der Zukunft und überzogene Budgets fallen beim Erfassen auf – nicht beim Kunden.
Freigeben
Sie geben den Zeitraum je Kunde frei. Danach ist nichts mehr verschiebbar, Korrekturen bleiben nachvollziehbar.
Abrechnen
Leistungsnachweis als PDF, Daten für Ihre Rechnungssoftware, Reisekosten als DATEV-Stapel für den Steuerberater.
05Funktionen
Sechs Bereiche, eine Oberfläche auf Deutsch und Englisch. Alles, was zwischen Kundentermin und Rechnung passiert – und nichts, was Sie durch Menüs klicken lässt, die Sie nie brauchen.
Timer, auch offline. Manuell, als Wochenzettel oder per Chat.
Kilometer und Verpflegungspauschalen rechnet TimeTravel selbst.
Foto genügt. Betrag, Datum und Steuersatz werden vorgeschlagen.
Budgets in Stunden oder Euro – mit Warnung, bevor es knapp wird.
Freigabe je Kunde und Zeitraum. Danach ist nichts mehr verschiebbar.
Fertige Daten für die Systeme, die Sie schon nutzen.
Bewusst nicht dabei
Keine Stechuhr, keine Rechnungsstellung, kein ERP. TimeTravel macht seinen Teil gründlich und übergibt sauber an das, was Sie bereits haben. Arbeitszeiterfassung nach Arbeitszeitgesetz gibt es als optionales Modul, falls Sie sie brauchen.
06KI an Bord
Zwei Helfer, die genau dort ansetzen, wo es heute hakt: Sie erinnern die Richtigen zur richtigen Zeit – und beantworten Fragen, statt dass jemand durch Menüs sucht. DSGVO-konform, verarbeitet in der EU.
Gezielt erinnern
Sie legen fest, wann geprüft wird und ab welcher Lücke ein Hinweis kommt. Die KI schreibt nur denen, bei denen etwas fehlt – persönlich und konkret, nicht als Rundmail an alle.
Mittwoch, 10 Uhr: Wer für Montag oder Dienstag keine oder weniger als 4 Stunden erfasst hat, bekommt einen Hinweis.
Hallo Jana, deine Zeiten für Dienstag sind noch leer. Magst du sie kurz nachtragen? Der Timer oder ein Satz im Chat genügt.
Drei Tage vor Monatsende: Wer Reisen ohne Beleg oder offene Einträge hat, wird erinnert.
Hallo Tom, bei deiner Reise nach München fehlt noch der Hotelbeleg. Ein Foto in der App genügt – dann ist dein Monat komplett.
Fragen statt suchen
Der Assistent sitzt als Sprechblase in der App – oder in Ihrem eigenen KI-Assistenten wie Claude, ChatGPT oder Copilot. Er bucht, sucht und beantwortet Fragen mit den Rechten des Nutzers.
DSGVO-konform
Erinnerungen und Assistent laufen über unser eigenes KI-Gateway beim europäischen, nach ISO 27001 zertifizierten Anbieter cortecs (Wien). Ihre Daten bleiben in der EU, werden nicht zum Training von KI-Modellen genutzt, und die KI sieht nur, was der jeweilige Nutzer ohnehin sehen darf. Auf Wunsch ohne US-Hyperscaler und ausschließlich mit Open-Source-Modellen.
KI-Kontingent
Erinnerungen und der eingebaute Assistent sind in jedem Paket mit einem Kontingent enthalten. Brauchen Sie mehr, buchen Sie es einfach dazu. Ihren eigenen KI-Assistenten binden Sie ohne Anrechnung an.
Beispiele. Personen, Kunden und Zahlen sind erfunden.
07Wunschfunktion
Jede Beratung arbeitet ein bisschen anders. Deshalb wächst TimeTravel mit Ihnen: Wunsch beschreiben, Festpreis bekommen, freigeben – umgesetzt wird sofort. Ohne Projekt, ohne Lastenheft.
Im Hilfe-Chat, in Ihren Worten: „Wir brauchen die Kostenstelle als Spalte im Export.“
Sie bekommen Größe, Preis und Termin. Geht etwas nicht, sagen wir es – das kostet nichts.
Ein Klick. Erst dann entsteht eine Rechnung.
Wir setzen um, prüfen und schalten die Funktion für Ihr Haus frei.
Klein
150 €
Ein Feld, eine Spalte im Export, ein Filter
Mittel
450 €
Ein neuer Bericht, eine erweiterte Freigabe
Groß
1.000 €
Eine Schnittstelle, ein neues Modul
Geht nicht?
0 €
Absage mit Begründung
Festpreise netto, einmalig. Jede Erweiterung bleibt Teil derselben Software: Sie bekommen weiter jedes Update, nichts veraltet als Sonderlösung.
08Ehrlich gesagt
Die meisten kleinen Beratungen haben schon ein Tool ausprobiert – und sind bei Excel geblieben. Zu Recht skeptisch. Das sagen wir dazu.
Was Sie vielleicht denken
„Noch ein Tool, das keiner pflegt.“
Erfasst wird dort, wo Ihr Team ohnehin ist: Handy, Browser oder KI-Assistent. Wer etwas vergisst, bekommt einen persönlichen Hinweis.
„Der Umstieg dauert Wochen.“
Ein Team ist an einem Nachmittag eingerichtet. Projekte und Nutzer legt der Assistent auf Zuruf an.
„Für uns Kleine zu teuer.“
Ab 24 € im Monat für bis zu fünf Personen – pauschal je Paket, nicht je Kopf.
„Standardsoftware passt nie ganz.“
Was fehlt, bestellen Sie als Wunschfunktion zum Festpreis.
Was stimmt
„Rechnungen gehen später raus, als sie könnten.“
Weil Zeiten fehlen oder korrigiert werden müssen. TimeTravel erinnert vorher und macht die Freigabe zu einem Klick.
„Stunden, die erst am Freitag eingetragen werden, sind zum Teil verloren.“
Deshalb läuft der Timer mit – auch offline.
„Ihr Steuerberater möchte saubere Daten statt Schuhkarton.“
Er bekommt einen DATEV-Buchungsstapel mit Belegen je Position.
„Kunden fragen nach Nachweisen.“
Nach der Freigabe gibt es den Leistungsnachweis als PDF – und die Zeiten sind gesperrt.
09Preise
Ein fester Preis je Teamgröße – egal, ob Sie drei oder fünf Personen sind. Alles ist in jedem Paket enthalten; die Reisekosten schalten Sie dazu.
Klein
bis 5 Personen
49 €
pro Monat, pauschal
24 € Zeiten + 25 € Reisen
Zugang anfragenTeam
bis 35 Personen
99 €
pro Monat, pauschal
49 € Zeiten + 50 € Reisen
Zugang anfragenWachsend
bis 75 Personen
179 €
pro Monat, pauschal
89 € Zeiten + 90 € Reisen
Zugang anfragenIndividuell
mehr als 75 Personen
Auf Anfrage
Eigene Instanz oder Lizenz möglich
Sprechen wirAlle Preise netto. Einrichtung erledigen Sie selbst mit dem Assistenten; persönliche Beratung über 15 Minuten rechnen wir im 15-Minuten-Takt ab.
Referenzkunde werden
25 % Nachlass für zwölf Monate – gegen ein kurzes Video-Statement, Ihr Logo auf unserer Seite und gelegentlich ein Gespräch mit Interessenten. Der Nachlass gilt ab dem Video.
10Sicherheit
Zeiten und Reisekosten sind sensible Daten. Die Schutzmechanismen sitzen im Fundament, nicht in der Oberfläche.
Ihre Daten
Anmeldung und Betrieb
11Wer dahinter steht
Pentalink ist selbst eine kleine Beratung. Nach dem Kundentermin begann bei uns die zweite Schicht: Reise anlegen, Belege hochladen, Stunden in Excel pflegen. Die großen Tools passten nicht – zu viel Stechuhr, zu wenig Reise, zu teuer pro Kopf.
Also haben wir gebaut, was wir selbst brauchten: Zeit und Reise in einem Tool. Nicht mehr, nicht weniger. Gemacht für alle, deren Leute beim Kunden arbeiten – Beratungen, Personalvermittler und Arbeitszeitvermittler.

12Häufige Fragen
Für Unternehmen, deren Leute beim Kunden arbeiten und dafür Zeiten und Reisen abrechnen: Beratungen, Personalvermittler und Personalberatungen sowie Arbeitszeitvermittler. Genau für diesen Ablauf ist TimeTravel gebaut – Zeit und Reise in einem Tool.
Indem es leichter ist als Excel: Timer, App oder ein Satz an den Assistenten. Wer Lücken hat, bekommt zum festgelegten Zeitpunkt einen persönlichen Hinweis, und im Monatsbericht sehen Sie je Person, was erfasst ist.
Das hängt davon ab, worauf Sie heute warten. Sobald Zeiten und Reisen vollständig und geprüft sind, ist die Freigabe je Kunde ein Klick – der Nachweis und die Daten für die Rechnung liegen dann direkt vor.
Für ein kleines Team einen Nachmittag: Team einladen, Kunden und Projekte anlegen – auf Wunsch per Zuruf an den Assistenten. Zeiten aus Clockify übernehmen Sie per Import.
Ja. Reisekosten gehen als DATEV-Buchungsstapel (SKR03 oder SKR04) oder als Odoo-Buchungssätze raus, die Belege hängen an der jeweiligen Position.
Nein. TimeTravel erfasst Zeit, die Sie Kunden berechnen – mit Projekt, Tätigkeit und Satz. Wer zusätzlich Arbeitszeit nach Arbeitszeitgesetz erfassen muss, schaltet das optionale Modul zu.
Bewusst nicht. TimeTravel liefert geprüfte Zeiten, Leistungsnachweise und Exporte an die Software, mit der Sie heute Rechnungen schreiben.
Nur wer betroffen ist. Sie legen Zeitpunkt und Schwelle fest – etwa „mittwochs, wer für Anfang der Woche weniger als vier Stunden hat“. Die KI schreibt jedem einen persönlichen Hinweis, alle anderen bleiben ungestört.
Ja. Erinnerungen und der eingebaute Assistent laufen über unser eigenes KI-Gateway beim europäischen Anbieter cortecs (Wien, ISO 27001 zertifiziert); die Daten bleiben in der EU, die Auftragsverarbeitung ist vertraglich geregelt, und das Training von KI-Modellen mit Ihren Daten ist ausgeschlossen. Auf Wunsch schließen wir US-Hyperscaler aus und setzen ausschließlich Open-Source-Modelle ein. Die KI arbeitet nur mit den Daten, die der jeweilige Nutzer ohnehin sehen darf. Binden Sie Ihren eigenen KI-Assistenten an, gelten für diesen dessen Bedingungen.
Erinnerungen und der eingebaute Assistent sind in jedem Paket mit einem Kontingent enthalten. Reicht es nicht, buchen Sie mehr dazu. Wer seinen eigenen KI-Assistenten anbindet, verbraucht davon nichts.
Ja. Über eine offene Schnittstelle buchen Sie Zeiten und Reisen direkt aus dem Assistenten – mit Ihrer Anmeldung, Ihren Rechten und denselben Prüfregeln wie in der App.
Einen Festpreis je Größe, den Sie vorher kennen. Erst Ihre Freigabe löst die Rechnung aus. Geht etwas nicht, sagen wir es – kostenlos.
Die gesetzlichen Pauschalen sind hinterlegt. Abweichende Regeln Ihres Hauses setzen wir als Wunschfunktion um.
TimeTravel lässt sich auf Desktop und Smartphone als App installieren. Der Timer läuft auch ohne Netz weiter.
Sie exportieren alles als Gesamtpaket und bestimmen die Löschung. Ihre Daten gehören Ihnen.
Sprechen Sie uns an. Neben dem Abo gibt es eine eigene Instanz oder eine Nutzungslizenz für den Eigenbedarf.
13Gespräch
In 15 Minuten sehen Sie einen Monatsabschluss mit TimeTravel: erinnern, prüfen, freigeben, abrechnen – und wie Ihr Team dafür Zeiten und Reisen erfasst. Danach wissen Sie, ob es zu Ihrem Haus passt.

Lieber kurz sprechen statt tippen? Sprachnachricht aufnehmen – wir melden uns persönlich.
14Testzugang
Wir richten Ihren Zugang ein und melden uns innerhalb eines Werktags. Die Testphase ist kostenlos und unverbindlich.
Lieber sprechen? Sagen Sie uns per Sprachnachricht, wie Ihr Team heute arbeitet.